e-dokument

Dokument Elektroniczny

Wedle rozporządzenia obowiązującego na terenie rzeczpospolitej polskiej, jest to danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, zapisany na informatycznym nośniku danych.

Uchwała z dnia 17 luty 2005 rok - o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, oznajmia nas precyzyjnie jakie normy powinien spełniać dokument elektroniczny aby był zgodny z obowiązującym prawem. Innymi słowy ma obowiązek być zwłaszcza jakimś zbiorem danych, stanowić oddzielną całość znaczeniową, dysponować określoną wewnętrzną strukturą, ma być zapisany na jakimś nośniku do transportowania informatycznych informacji. Warto może wtrącić czym konkretnie według polskich przepisów jest nośnik danych. Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z 17 lutego 2005, jest to narzędzie, na którym da się zapisać, przechować i odczytać dane w postaci cyfrowej lub analogowej. Czyli zarówno może to być karta pamięć, pendrive, płyta CD czy nawet kaseta VHS.

Co powinno w takim przypadku znajdować się na informatycznym nośniku danych wedle regulacji? Wnioskując z przepisu, można orzec że dokument elektroniczny to informacja, składająca się na plik komputerowy zapisany za pomocą jakiegoś dowolnego oprogramowania komputerowego w którym można obrabiać np. film, dźwięk czy tekst i istnieje późniejsza możność odczytania go za pomocą dowolnego oprogramowania komputerowego. Do e-dokumentu odnosi się bardzo duża ilość przepisów wydanych przez ustawodawcę. Jednym z takich kluczowych postanowień na jaką powinno się zwrócić uwagę, jest akt prawny Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku, w sprawie niezbędnych części struktury dokumentów elektronicznych. Akt prawny precyzyjnie określa typy meta danych, jakie ma spełniać elektroniczny dokument , czyli ma obowiązek: określać twórcę, typ, relację, identyfikator, odbiorcę, dostęp, tytuł, format oraz datę. Rozporządzenie także instruuje nas co do przekazu formatu dokumentu elektronicznego. E-dokumenty trzeba przesyłać w formacie XML (ang. Extensible Markup Language), ponieważ jest to struktura danych pliku, jaki daje możliwość zdefiniowania języków znaczeniowych. Bardzo istotna sprawą jest to że często dochodzi do mylenia E-dokumentu z terminem dokumentem cyfrowy. Jest to nie właściwe, ponieważ nie każdy dokument cyfrowy jest e-dokumentem. A dokładnie mówiąc dlatego iż, nazwa dokument cyfrowy w polskim prawie nie występuje.